0:00 エクセルでタスク(To Do)管理表を作成して、タスクの抜け漏れを防ぐ方法
0:06 タスクとは
0:16 完成形の確認
1:05 項目欄を入力する
1:13 セルの入力を確定して選択セルを右に移動するショートカットキー
1:25 状況に応じて色が変わる挙動を確認するために、仮の情報を入力する
2:13 連続する日付を一瞬で作成する方法(オートフィル機能)
2:42 コピー&貼り付けのショートカットキー
3:48 日付データを年/月/日というように、スラッシュで区切った表示にする方法(表示形式機能)
4:53 複数セルを同時に選択する方法
5:38 ファイルを上書き保存するショートカットキー
5:50 期限が3日前に迫ったら自動で背景色が黄色に変わるように設定する方法(条件付き書式)
5:55 条件付き書式と書式とは
7:06 AND関数とは
7:39 条件付き書式における相対参照の挙動
8:58 期限当日または期限が過ぎたら自動で背景色が赤色に変わるように設定する方法(条件付き書式)
11:29 完了欄に"済"が入力されたら自動で、その行の背景色がオレンジ色に変わるように設定する方法(条件付き書式)
12:14 条件付き書式における複合参照の挙動
13:07 現在設定している条件付き書式を閲覧・編集・削除する方法
13:47 条件付き書式の優先順位と並び替え方法
14:24 表にテーブルを設定する3つのメリット
15:32 表にテーブルを設定する方法
16:38 元に戻すショートカットキー『Ctrl + Z,Y』
17:11 セル内の文字を中央に寄せる方法(配置)
18:24 日付データ以外は入力できないように入力制限をかける方法(データの入力規則・日付)
20:15 特定の文字以外は入力できないように入力制限をかける方法(データの入力規則・リスト)
22:19 選択肢を表示するショートカットキー
22:41 複数行を一瞬で削除する方法
22:55 セル内の情報を削除する方法
23:04 セル内の情報量に合わせて列幅を自動調整する方法
23:46 スマホで手軽にタスク管理ができるGoogle Keep
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【使用素材】
●イラスト
いらすとや(https://www.irasutoya.com/)
●効果音
効果音ラボ(https://soundeffect-lab.info/)
●BGM
Track: Weero & Mitte - Our Dive [NCS Release]
Music provided by NoCopyrightSounds.
Watch: https://youtu.be/qKqSBm07KZk
Free Download / Stream: http://ncs.io/OurDiveYO
●EDテーマ
Track: Cartoon - Your Stories (feat. Koit Toome) [NCS Release]
Music provided by NoCopyrightSounds.
Watch: https://youtu.be/grPLD-LUgRU
Free Download / Stream: http://ncs.io/YourStoriesYO
この動画では、エクセルでタスク管理表を作成して、タスクの抜け漏れを防ぐ方法を紹介します。
タスクとは、しなければならない仕事のことです。
今から紹介する方法で、仕事を管理することで、仕事を抜け漏れなく効率よくこなすことができるようになります。
まずは完成形を確認します。
入力日の欄には、タスクを入力した日付、
タスクの欄には、しなければならない仕事
期限の欄にはタスクの期限を入力します。
タスクが完了したら完了の欄に済(すみ)と入力することで、その行がオレンジ色になり、タスクが完了したことが分かります。
期限の欄は必須ではありませんが、入力しておくと、タスクが完了していない際に、
期限の3日前になると黄色
期限当日または期限を過ぎると赤色
に色が変わるように設定しておくことで、期限が迫っていることや、漏れていることが分かります。
また未完了のタスクのみ絞り込み表示したり、期限順で並び替えたりすることもできます。
更に動画の後半では、意図しない情報は入力できないように、制限をかける方法も紹介します。
それでは早速作成していきましょう。
未完了のタスクのみ絞り込む動画
項目名
まずは、タスク管理表の土台となる、項目名の欄を入力していきます。
右へ情報を入力していく際は、Tabキーを押すと、セルの入力を確定して選択セルを右に移動することができるので、素早く入力することができます。
仮
次に、状況に応じて色が変わる挙動を確認するために、仮で情報を入れていきます。
この動画では、期限の日程と完了済がどうかによって、背景色が変わるように設定するので、次のパターンを作成します。
今日から昨日以前の日程
今日の日程
今日から3日後以内の日程
今日から4日後以降の日程
この4つのパターンにそれぞれ、完了していないパターンと完了済のパターンを作成して、計8パターンを作成します。
まず、日付データの欄の一番上に今日から3日前くらいの日程を半角数字と半角スラッシュを使用して入力します。この動画の収録日は2020年11月14日なので、11/11というように入力します。入力したら、そのセルを選択した状態で、セルの右下の小さい四角をクリックしたまま、下へドラッグし、9日分ほど連続する日付を作成します。
これで、
今日から昨日以前の日程
今日の日程
今日から3日後以内の日程
今日から4日後以降の日程
のパターンを作成することができました。
次にこの4つのパターンにそれぞれ、完了していないパターンと完了済のパターンを作成します。
今日の日程が1つしかないので、2つに増やします。今日の日程が入ったセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらCキーを押してコピーします。CopyのCと覚えると覚えやすいです。次に、隣の行のセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらVキーで貼り付けます。
次に、完了済にしたい行に済みをいれます。1つ済を入れたら、そのセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらCキーでコピーして、貼り付けたいセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらVキーで貼り付けます。
これで、状況に応じて色が変わる挙動を確認するための8パターンを作成することができました。
次に入力日も適当に日付データを入力します。期限の日付をコピーしても良いです。コピーしたいセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらCでコピーして、貼り付け先のセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらVキーを押して貼り付けます。
表示形式
次に日付データの表示を「年/月/日」(ねん/つき/ひ)というように、年を入れてスラッシュで区切るという表示に設定します。
メリットは
年も表示することで、いつの年かが分かるようになるということと
スラッシュで表示することで、コンパクトに表示することができる
という点です。
入力した日付データを選択すると、数式バーに「年/月/日」というように表示されていることが分かります。数式バーにはそのセルに実際に入力されている情報が表示されます。
つまり実際には「年/月/日」と入力されていますが、表示上は、◯月◯日というように、表示されているということになります。
このように実際に入力されている情報とは違う形で表示する機能のことをエクセルでは表示形式機能と言います。
つまり、表示形式機能を使うことで、「年/月/日」というように、年を入れてスラッシュで区切るという表示に変更することができます。
表示形式機能を使うには、まず設定したいセルを選択します。
ここでは、A列をクリックし、Ctrlキーを押しながらC列をクリックして、複数列を選択した状態にします。
この状態で、上のホームタブにある、数値グループで、表示形式を変えることができます。今回はドロップダウンメニューをクリックして、短い日付形式をクリックします。これで、年を入れてスラッシュで区切る表示に設定することができました。
ちなみに、年月日をスラッシュではなく、何年何月何日というように表示したい場合は、長い日付形式を選択することで、設定することができます。
保存
ここで一旦Ctrlキーを押しながらSキーを押して、ファイルを保存します。SaveのSと覚えると覚えやすいです。
任意のファイル名と保存場所を指定します。
条件付き書式(3日前に迫ったら黄色)
次に、期限が3日前に迫ったら背景色が黄色になるように設定します。
特定の条件に応じて、背景色を変更するには、条件付き書式機能を使います。
エクセルにおける書式というのはセルや文字の見た目のことです。
つまり、条件付き書式機能は、指定した条件に応じて、セルや文字の見た目なども変えることができる機能です。
条件付き書式機能を設定するには、条件付き書式を適用したいセルを選択して、上のホームタブの、条件付き書式から設定することができます。
ここでは、新しいルールをクリックします。
次に、ルールの種類では、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリックします。
すると、条件を入力するボックスが表示されるので、
(数式)
と入力します。
AND関数は、引数に入力した条件を全て満たす場合、
という条件を作成することができる関数です。
ここでは、
C2セルが今日+3日以下の場合、つまり期限が今日から3日後以内の場合
という条件と
D2セルが”済”以外の場合、つまり完了済でない場合
という条件と
C2セルが空白でない場合、つまり期限が入力されている場合
という3つの条件を指定しているので、その3つの条件を満たす場合のみ、書式を変更する、という設定になっています。
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